Kate Northrup, autorka bestsellerowych książek o zarządzaniu czasem, pracą i finansami, przekonuje, że w kwestii zwiększenia naszej produktywności najważniejsze jest określenie, które działania są zbędne i nie przynoszą żadnych korzyści. "Kiedy przestajesz robić rzeczy, które sprawiają, że czujesz się zajęty, ale nie przynoszą one rezultatów (i pozbawiają cię energii), to masz więcej niż wystarczająco dużo czasu na to, co ważne, oraz poczucie spokoju, które poprzez ciągłą aktywność były poza twoim zasięgiem" – wyjaśnia autorka.

Na podstawie swoich badań i obserwacji, Northrup opracowała proste ćwiczenie, które pozwala metodycznie oddzielić rzeczy ważne od tych, z których można zrezygnować.

"Narysuj linię wzdłuż środka kartki papieru. Zdecyduj się na dziedzinę życia lub pracy, w której chcesz uzyskać lepsze wyniki i zmniejszyć stres. Po lewej stronie wypisz listę zadań lub czynności, które wykonujesz w tym obszarze swojej pracy lub życia. Po prawej stronie zrób listę swoich największych zwycięstw i sukcesów w tym obszarze. Narysuj linię łączącą każde z twoich największych zwycięstw z działaniem lub zadaniem, które było najbardziej odpowiedzialne za ten wynik. Zakreśl wszystkie działania i zadania po lewej stronie papieru, które przyczyniły się do osiągnięcia sukcesu i celu. Cokolwiek nie jest zakreślone, jest czymś, co musisz albo całkowicie przestać robić albo znacznie zminimalizować" – instruuje autorka.

Jak wyjaśnia dalej, często rzeczy, które naszym zdaniem „musimy" zrobić, obowiązują w naszym harmonogramie dlatego, że zawsze to robiliśmy, lub robią to inni wokół nas i uważamy, że powinniśmy również. Taka perspektywa powoduje niepotrzebny stres, kiedy wykonujemy te zadania późno, popełniamy błędy lub prosimy o pomoc.

Eksperci jednogłośnie twierdzą, że przeładowany harmonogram dnia nie czyni nas bardziej produktywnymi. Sprawia jedynie, że jesteśmy mniej skuteczni.

Autorzy książki "The One Thing" ,Gary Keller i Jay Papasan, wyjaśniają, że niezwykle ważne jest usprawnienie i nadanie priorytetu wartościom i długoterminowym celom. Przytaczają teorię włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto, znaną obecnie jako reguła 80/20. Zasada jest prosta: zidentyfikuj 20% zadań, które generują największą wartość w twoim życiu, a następnie zainwestuj w nie przede wszystkim swoją energię - czytamy na łamach "Forbesa".

Jedną z cennych rad może być wyróżnienie pięciu rzeczy, które zrobimy każdego dnia. Znawcy w temacie produktywności twierdzą, że jeśli nasza lista rzeczy do zrobienia zajmuje stronę jest niemal pewne to, że wraz z końcem dnia nie uda nam się wykonać wszystkich zadań.

Laura Vanderkam, autorka książek o efektywności, sugeruje przygotowanie właśnie takiej listy pięciu rzeczy na każdy dzień. "Spisanie takiej listy zadań pozwoli się na nich skoncentrować. Upewnij się, że pierwsze zadanie jest najważniejsze i że poświęcasz swój czas i energię na osiągnięcie pierwszego, zanim przejdziesz do drugiego. Jeśli nie dojdziesz do piątego? Cóż, umieść go na początku listy następnego dnia" - radzi.

Warto również powalczyć z wielozadaniowością. Przeskakiwanie między poszczególnymi zadaniami, albo wykonywanie kilku jednocześnie, zmniejsza prawdopodobieństwo ich wykonania.

"Chociaż wielozadaniowość była wcześniej uważana za podstawę wydajności, postępy w neuropsychologii pomogły nam zrozumieć, że tak naprawdę nie jest to najskuteczniejszy sposób zarządzania czasem i koncentracją. Jesteśmy najbardziej skuteczni, gdy wybieramy tylko kilka naprawdę ważnych zadań do wykonania każdego dnia i skupiamy się na jednym zadaniu na raz, zamiast stale przełączać się między wszystkim" - wyjaśnia Leo Babauta, twórca Zen Habits, bloga o wdrażaniu nawyków zen do codziennego życia.