Jak być bardziej produktywnym - w pracy i w życiu

Większość z nas musi pracować - chyba że jesteśmy na utrzymaniu kogoś z sześcioma zerami na koncie. I to właśnie przymus jest powodem, dla którego warto pracować wydajnie i produktywnie.

Nie chodzi nawet o to, aby Twój szef był zadowolony. Po prostu jeśli wykorzystujesz swój czas niewłaściwie i nieumiejętnie, odczuwasz niepotrzebny stres i frustrację. Tak już jesteś ukształtowany.

Poprawa produktywności przynosi natychmiastowe korzyści - oznacza, że spędzisz mniej czasu na pracy, a więcej na cieszeniu się życiem. Zmniejszy Twój stres i pozwoli na poświęcenie czasu na rzeczy, które lubisz.

Na temat najlepszych sposobów na szybkie podniesienie wydajności wypowiedziała się m.in. Moyra Scott, ekspertka i coach ds. produktywności. Specjalistka poświęciła temu zagadnieniu całe swoje życie, a jej porady oparte są na badaniach naukowych i psychologicznych. Co więc możemy zrobić, aby lepiej zarządzać naszą pracą i zrobić więcej, robiąc w rzeczywistości... mniej?

Ustalanie priorytetów

Moyra Scott twierdzi, że prawidłowe ustalenie priorytetów jest najważniejszym krokiem, jaki możemy zrobić, aby zwiększyć wydajność.

"Największym wyzwaniem dla większości ludzi to: zbyt wiele do zrobienia w zbyt krótkim czasie i brak czasu, aby choćby pomyśleć" - ocenia ekspertka. "Badania wykazały, że już samo poczucie braku czasu przekłada się na znacznie mniejszą skuteczność" - dodaje.

"Próbuję pokazać ludziom, że muszą zaakceptować tę smutną rzeczywistość. Bez względu na wykonywaną przez nas pracę, zawsze będzie jej za dużo w stosunku do dostępnego czasu. I nie, praca szybciej i ciężej nie przyniesie rezultatów. Jeśli chcemy lepszych wyników, musimy zatrzymać się na moment, pomyśleć i zdecydować, co jest najważniejsze. Wystarczy kierować się intuicją" - zwraca uwagę.

"Jeśli więc mogę dać Ci jakąś radę, poświęć chwilę na rozplanowanie swoich zadań i ustalenie, co jest najważniejsze. To szybko procentuje i zauważysz natychmiastową różnicę. Pamiętaj jedynie, że czas potrzebny na stworzenie planu musisz sobie zorganizować sam - nikt Ci go nie da" - tłumaczy Moyra Scott.

"Wszyscy odnoszący sukcesy ludzie pracują w oparciu o nadawanie priorytetów - możesz po prostu o tym nie wiedzieć, ale naprawdę tak jest" - podkreśliła ekspertka.

Bądź dobrze wypoczęty

Nie ma nic bardziej bezwartościowego niż pójście do pracy po nieprzespanej nocy - sen to główna rzecz, która ma wpływ na Twoją umiejętność koncentracji. Brak snu przekłada się na niską jakość pracy - zawsze.

"Odpoczynek jest kluczem do produktywności" - przekonuje Moyra Scott.

"Udawanie, że jakoś damy sobie radę, nie jest żadną metodą. Jeśli się nie wyspaliśmy, cały dzień będziemy mieć problemy z koncentracją, popełnimy mnóstwo błędów i zmarnujemy czas na ich naprawianie" - zwróciła uwagę.

Ile czasu potrzebuje człowiek, aby się wyspać? O ile jest to kwestia bardzo indywidualna, specjalistka sugeruje "od 7 do 9 godzin spania". Zwraca jednocześnie uwagę, jak ważne są regularne przerwy w pracy.

"Kora przedczołowa zmęczy się, jeśli będzie pracować notorycznie przez 25 minut. Dlatego ważne jest, aby dbać o optymalne skupienie i robić sobie krótkie przerwy" - zauważyła.

Wyłącz telefon!

Dla większości ludzi w 2019 r. smartfony są największym wrogiem, jeśli chodzi o koncentrację. Uzależnienie od informacji i kontaktu ze światem online jest na tyle silne, że wpływa na naszą pracę.

"Z każdym zerknięciem na telefon tracisz energię i tracisz czas. Rozpraszasz się, zabijasz produktywność. Wyłącz więc wszystkie powiadomienia i pozwól sobie skupić się na zadaniu przed tobą" - wskazała znawczyni.

"Jeśli nie ufasz swojej sile woli, istnieje wiele aplikacji, które mogą ci pomóc. Zarówno Offtime, jak i Moment będą blokować określone aplikacje na określony czas, co może się przydać, jeśli będziesz miał problem z oderwaniem się od Twittera, gdy powinieneś pracować" - doradziła.

Technika Pomodoro

Wymyślona przez Włocha Francesco Cirillo technika polega na podjęciu świadomej decyzji o wykonaniu zadania, ustawieniu timera na 25 minut ("pomodoro" to po włosku "pomidor" - wynalazca użył timera w kształcie pomidora podczas opracowywania techniki), a następnie nagrodzeniu się krótką przerwą po tym czasie.

"Ten sposób potrafi zdziałać cuda. Działa wyjątkowo dobrze zwłaszcza na tych, którzy łatwo się rozpraszają i dekoncentrują" - oceniła coach i zasugerowała, aby korzystać z tej techniki podczas wykonywania tych zadań, których nie lubimy.

Muzyka

Słuchanie muzyki jest czymś, co może uczynić pracę nieco bardziej znośną dla wielu osób. Niektórzy twierdzą jednak, że muzyka może rozpraszać i obniżać koncentrację. Jeśli jednak dobrze wpływa na nasze samopoczucie, może warto zaakceptować jej skutki uboczne?

Potrzebne jest wyczucie. Może okazać się, że Lana Del Ray nie jest dobrym kompanem do wpisywania liczb do arkusza kalkulacyjnego. Warto pomyśleć o muzyce instrumentalnej z gier komputerowych - została ona zaprojektowana w taki sposób, aby podtrzymywać zaangażowanie odbiorcy.

"Słuchanie muzyki podczas pracy jest sprawą bardzo indywidualną. Niektórym to pomaga, innym nie. W moim przypadku muzyka jest pomocna, ale tylko taka, która nie zawiera słów. To zależy jednak od pracy, jaką wykonujesz i od osobistych preferencji" - ocenia Moyra Scott.

Właściwie zarządzaj swoimi e-mailami

"Ustal sobie limit czasu, jaki poświęcasz na e-maile. Poinformuj innych w swojej stopce, że nie sprawdzasz wiadomości całą dobę. Generalnie chodzi o to, aby ograniczyć czas spędzany na sprawdzaniu wiadomości i odpisywaniu" - radzi Moyra, zwracając uwagę, że poczta może być bardzo absorbującą i czasochłonną czynnością.

Ekspertka sugeruje wprowadzenie zmian w aplikacji e-mailowej, aby domyślnie pokazywała kalendarz z planem dnia, zamiast skrzynkę pocztową. "Ta niewielka zmiana jest w gruncie rzeczy potężna - zmienia Twój sposób myślenia. Najpierw rzucasz okiem na to, co masz do zrobienia, a dopiero potem interesujesz się tym, co chcą od Ciebie inni" - ocenia.

"Zalecam również regularne czyszczenie skrzynki e-mail z nieistotnych informacji. Pomaga w koncentracji i trzymaniu się planu dnia" - dodaje specjalistka.

Praca z innymi ludźmi

Bycie freelancerem oznacza, że Twoja praca jest elastyczniejsza i może być wykonywana z domu. To świetny sposób, aby lepiej zarządzać czasem i unikać stresujących dojazdów. Może to być jednak również bardzo niebezpieczne i prowadzić do izolacji. Praca z domu często zachęca również do tego, aby odkładać pewne zadania na później - potrzebna jest silna samodyscyplina, aby tego unikać.

"Praca z domu to jeden wielki rozpraszacz uwagi, ponieważ zawsze jest coś, co możesz zrobić. Dom to strefa relaksu i komfortu, więc ciężko wmówić naszemu umysłowi, że teraz nadszedł czas pracy" - dodaje ekspertka, sugerując, że na pracę z domu powinny decydować się jedynie osoby z dużym doświadczeniem.

"Jeśli nie jesteś taką osobą, staraj się jak najczęściej przebywać w środowisku pracy z ludźmi. Widząc, jak wszyscy są skupieni na pracy, samemu również lepiej koncentrujesz się na zadaniach" - sugeruje coach.

A co jeśli nie masz dostępu do biura, w którym możesz pracować? Moyra Scott radzi, aby w takim wypadku udać się do kawiarni lub biblioteki.

"Wszyscy potrzebujemy kogoś w otoczeniu, kto da nam motywację, gdy jej potrzebujemy, lub skarci nas, kiedy zaczniemy siedzieć na telefonie zamiast pracować" - dodała.

Odkładaj na później - ale z głową!

Ważne jest, aby wiedzieć, co Ci odpowiada. Jeśli zgodziłeś się, że z natury jesteś prokrastynatorem, zamiast próbować z tym walczyć, lepiej pozwolić, aby Twoją uwagę odwracały tylko przydatne rzeczy - tj. coś związanego z pracą.

Osoby z tendencjami do odkładania na później lubią np. w czasie pracy zrobić w domu pranie lub odkurzyć pokój. Nie warto odkładać zadań na później, ale jeśli już to robisz, lepiej jest wykorzystać ten czas właśnie na porządki w domu niż przeglądanie Instagrama. To dobra taktyka, zwłaszcza wtedy, jeśli nie masz goniących Cię deadline'ów.

A jakie są Wasze metody na to, aby być bardziej wydajnym w życiu i pracy? Podzielcie się nimi w komentarzu!

_{Powyższy artykuł powstał w oparciu o materiał z dziennika "Metro" - "How to be more productive – at work and in life" autorstwa Jamesa Greiga, który z kolei korzystał z publikacji Moyry Scott.}