NIK: Coraz mniej miejsca do przechowywania materiałów archiwalnych

W latach 2016-19 narodowy zasób archiwalny był skutecznie chroniony - ocenia Najwyższa Izba Kontroli. Problemem jest kurczące się miejsce do przechowywania zasobu archiwalnego, który w ciągu trzech lat powiększył się on o ponad 5 proc. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prognozuje, że w najbliższym czasie ponad 30 proc. archiwów państwowych straci możliwość gromadzenia materiału.

Sieć archiwów państwowych to trzy zbiory centralne i 30 regionalnych. NIK cytuje głosy środowiska archiwistów, którzy od lat zwracają uwagę na problemy branży: brak powierzchni przechowalniczej, niedostosowanie budynków archiwów oraz niskie zarobki pracowników archiwów i przez to braki kadrowe. Pojawiają się też nowe wyzwania - potrzeba tworzenia wersji elektronicznych materiałów archiwalnych i realizacja prawa dostępu w sytuacji zmieniających się przepisów, np. dotyczących ochrony danych osobowych.

Jak wynika z raportu, to brak powierzchni do przechowywania jest głównym problemem archiwów. Przewiduje się, że w latach 2020-23 aż w 10 z 33 archiwów państwowych (ponad 30 proc.) nie będzie możliwości gromadzenia zasobów.

Archiwa państwowe i wyodrębnione stale przejmowały dokumentację będącą narodowym zasobem, dlatego systematycznie się on powiększał. W przypadku wszystkich archiwów państwowych liczba akt w latach 2016-18 wzrosła o 18,6 km bieżących, czyli o ponad 5 proc. (tj. z ok. 331 km b. do 350,1 km b.). Ilość materiałów archiwalnych w kontrolowanych archiwach wyodrębnionych również rosła. W 2016 r. zgromadzono 26,7 km bieżących akt. W latach 2016-18 wydatki na funkcjonowanie archiwów wzrosły o blisko 17 proc. - z blisko 150 mln zł do 173 mln zł.

Z raportu wynika, że w większość archiwów prawidłowo ewidencjonowano i przechowywano zasoby archiwalne i prawidłowo udostępniano je osobom zainteresowanym. "Trudności wystąpiły jedynie w przypadku dostępu do dokumentacji jawnej w Ministerstwa Obrony Narodowej. NIK stwierdziła, że archiwa państwowe niewłaściwie kontrolowały postępowanie z materiałami archiwalnymi przez jednostki objęte takim nadzorem" – napisano w raporcie.

NIK zauważa, że powszechnie występującym problemem w archiwach państwowych jest znaczny udział zasobu nieopracowanego w całości przechowywanego zasobu. W jednym z kontrolowanych archiwów udział opracowanego zasobu wyniósł zaledwie 18 proc. Badanie wykazało, że na dzień 31 grudnia 2018 r. udział zasobu opracowanego wahał się od blisko 19 proc. do prawie 65 proc., zaś przeciętnie wynosił ponad 41 proc. W największych archiwach liczba użytkowników zewnętrznych przekraczała tysiąc rocznie, a w mniejszych było to kilkaset osób. Najczęstszymi celami udostępniania zasobu archiwalnego były prace naukowe i genealogiczne.

NIK zwraca uwagę, że Naczelny Dyrektor nie określił jednolitych na terenie całej Polski zasad świadczenia usług związanych z udostępnianiem archiwaliów przez archiwa państwowe. Dopiero w 2019 r. podjął działania w celu ujednolicenia zasad i wypracowania ramowego regulaminu udostępniania.

Kontrolę przeprowadzono w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, 13 archiwach państwowych i archiwach wyodrębnionych: Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, trzech ministerstwach (m.in. Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Ministerstwie Obrony Narodowej i Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji) oraz Wojskowym Biurze Historycznym.