Polscy urzędnicy odkopują się z papieru

Na ministerialną skrzynkę pocztową przychodzi e-mail. Wydrukowany trafia do departamentu merytorycznego, gdzie specjalista przygotowuje odpowiedź. Na jej wydruku dyrektor wprowadza poprawki. Dokument „na czysto” znów jest drukowany. Po zebraniu wszystkich podpisów i pieczątek, jego skan trafia do interesanta, a wydruk — do archiwum. Czy to konieczne? Zależy od resortu.

Cyfryzacja na papierze

O tym, jaką wagę do informatyzacji polskiej administracji przykładał rząd, świadczy m.in. dodanie cyfryzacji do nazwy ministerstwa administracji. Jednak zużycie papieru to właśnie w tym resorcie rośnie najszybciej: w 2013 r. o 90 proc. rok do roku. Jego rzecznik przekonuje jednak, że już jest lepiej. Do połowy października resort zużył niewiele więcej papieru niż w 2012 r.

"Od 1 stycznia 2014 r. to system elektronicznego zarządzania dokumentacją jest podstawowy do czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu spraw. Część spraw jest prowadzona w sposób tradycyjny, ale wykaz wyjątków jest poddawany cyklicznym przeglądom, stopniowo wskazywane są kolejne sprawy, które mogą być dokumentowane w sposób elektroniczn" - wyjaśnia Artur Koziołek, rzecznik resortu.

W zeszłym roku wszystkie siedemnaście ministerstw zużyło blisko 190 tys. ryz papieru do drukarek, faksu i innych urządzeń biurowych. Kosztowało to łącznie ponad 2 mln zł. Największymi konsumentami są urzędnicy z resortów sprawiedliwości, finansów i obrony. O ile dwa ostatnie zużycie ograniczają, to w resorcie Cezarego Grabarczyka przez cztery lata zapotrzebowanie wzrosło o jedną trzecią, choć funkcjonuje tu - równocześnie z papierowym - elektroniczny obieg dokumentów. Czy istnieje jakaś strategia rezygnacji z papieru? "Prowadzimy prace analityczne w tym zakresie" - odpowiada Wioletta Olszewska z wydziału promocji ministerstwa.

Jasny kierunek

Prace analityczne nad możliwością zastosowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami prowadzi również Ministerstwo Gospodarki, które rozważa wdrożenie jednego z elektronicznych systemów od początku 2016 r. Jednak wszystkie pozostałe resorty albo już traktują system elektroniczny, jako podstawowy (administracja i cyfryzacja, edukacja, nauka, sprawy wewnętrzne, sprawy zagraniczne), albo stopniowo przechodzą do elektronicznego obiegu. Jasny cel stawia przed sobą resort sportu.

"W kilku najbliższych latach planujemy wdrożenie wyłącznie cyfrowego obiegu" - zapowiada Katarzyna Kochaniak, rzeczniczka ministerstwa. Podobną deklarację składa Ministerstwo Środowiska, które ma specjalny zespół ds. cyfryzacji. "Od początku 2015 r. ruszy pilotażowe wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją. Wdrożenie go, jako systemu podstawowego, planowane jest na 1 stycznia 2016 r. Od tego czasu wszystkie sprawy prowadzone będą wyłącznie w systemie elektronicznym, a zużycie papieru powinno być minimalne" - tłumaczy Małgorzata Czeszejko-Sochacka z Ministerstwa Środowiska.

Czy to możliwe? Według Joanny Wójcik-Tarnowskiej z Ministerstwa Pracy, całkowite odejście od papieru jest mało prawdopodobne. Resort Władysława Kosiniaka-Kamysza daje sobie następny rok na udostępnienie elektronicznego systemu i przeszkolenie urzędników. Zmniejszenia zużycia papieru nie spodziewają się jednak szybko.

"Europejskie i amerykańskie doświadczenia wskazują, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w publicznej czy prywatnej, dużej instytucji, powoduje w początkowym okresie, nawet do kilku lat, skokowe zwiększenie zużycia papieru. Wdrażamy elektroniczny obieg dokumentów dla podniesienia jakości zarządzania obiegiem dokumentów i informacji, łatwiejszego dostępu do informacji i przyspieszenia wymiany informacji" - dodaje Joanna Wójcik-Tarnowska.

Dotychczas największe oszczędności na zużyciu papieru zrobiły resorty kultury, gdzie zużycie od 2008 r. spadło o 38 proc., a także nauki, spraw wewnętrznych i spraw zagranicznych, gdzie ograniczono je o 30 proc. Zdecydowanym liderem jest jednak ministerstwo skarbu, w którym przez cztery lata od 2009 r. zużycie ograniczono o 42 proc., mimo że docelowy system obiegu dokumentów jeszcze nie funkcjonuje.

"Trwają prace nad wdrożeniem nowego systemu, który zastąpi obecny system elektroniczny i docelowo również obieg papierowy. Zakładamy stopniowe wprowadzanie w pełni cyfrowej korespondencji. Finalnie czynności kancelaryjne, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenie i tworzenie dokumentacji przez pracowników MSP, będzie odbywać się w pełnym zakresie i na wszystkich stanowiskach pracy" - wylicza Agnieszka Jabłońska-Twaróg z ministerstwa skarbu.

299 tys. zł - tyle na papier wydał w zeszłym roku największy jego konsument wśród resortów - Ministerstwo Sprawiedliwości, które wykorzystało 28,5 tys. ryz. Od 2009 r. zużycie wzrosło tu o 33 proc.

36 tys. zł  - papier za tylko taką kwotę zużył najmniejszy konsument - Ministerstwo Sportu i Turystyki, które powoli, ale systematycznie, zmniejsza zużycie. Od 2009 r. do 2013 r. spadło o 5 proc.