Poles in Canada will find it easier to certify important documents

W praktyce oznacza to, że jeśli Polak w Kanadzie wysyła do Polski np. swojemu pełnomocnikowi notarialne upoważnienie do sprzedaży nieruchomości czy dokumenty stanu cywilnego, a kanadyjski dokument, poza podpisem i pieczęcią prawnika ma również tzw. apostille, czyli poświadczenie w odpowiednim kanadyjskim urzędzie, że podpis i pieczęć są autentyczne, to w polskim urzędzie będzie można się posłużyć kanadyjskim dokumentem.

Dokumenty wystawiane dotychczas przez kanadyjskie urzędy nie mogły mieć apostille i musiały być dodatkowo legalizowane przez polskiego konsula, ponieważ Kanada nie była stroną konwencji haskiej.

Oznaczało to, że nawet sporządzony po polsku u kanadyjskiego prawnika dokument musiał najpierw zostać zawieziony lub wysłany do odpowiedniego kanadyjskiego urzędu i tam urzędnik poświadczał autentyczność. Następnie należało uzyskać kolejne poświadczenie w polskiej placówce dyplomatycznej.

Polskie placówki dyplomatyczne w Kanadzie są cztery - to ambasada w Ottawie oraz trzy konsulaty generalne: w Toronto, Montrealu i Vancouver. Konsulaty świadczą usługi dla trzynastu kanadyjskich prowincji i terytoriów, a konsul w Ottawie pomaga Polonii na terenie stolicy Kanady i kilku sąsiednich hrabstw.

Na swojej stronie internetowej polskie MSZ przypomina, że "dokumenty, wystawione przed 11 stycznia 2024 r. będą wymagały, tak jak dotychczas, wciąż pełnej legalizacji (wraz z superlegalizacją), nawet jeśli zostaną przedłożone konsulowi RP po 11 stycznia 2024 roku. (...). Dopiero dokumenty wystawione po 11 stycznia 2024 r., po opatrzeniu klauzulą apostille przez władze miejscowe, w związku z przystąpieniem Kanady do ww. konwencji, są dopuszczane do obrotu prawnego w Polsce bez udziału konsula polskiego".

Zaś kanadyjskie MSZ wskazuje, że prawo Kanady nie wymaga legalizacji zagranicznych dokumentów przed ich użyciem w Kanadzie i ta sytuacja się nie zmienia. Jednak niektóre instytucje mogą wymagać poświadczenia.

Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych została sporządzona w Hadze w październiku 1961 roku.